המדריך לתעסוקה גמישה בשירות המדינה


כלי עזר לתעסוקה גמישה בשירות המדינה בתקופת הקורונה

 

עם התפרצות נגיף הקורונה ובהמשך למגבלות שהוטלו על הגעת עובדים למקומות עבודה,

נקבעו כללים לעבודת עובדי מדינה מהבית, וזו במטרה לצמצם את הנוכחות הפיזית במשרדים ולמנוע הדבקה בנגיף.

לאור זאת, החל מחודש מרץ מונהגת בשירות המדינה מתכונת העסקה הכוללת עבודה מהבית, בהיקפים המשתנים לאור המגבלות.

נציבות שירות המדינה יחד עם אגף השכר באוצר עובדים על גיבוש מודל תעסוקה גמישה אשר יחול בשירות המדינה גם בעת שגרה, בשינויים המחייבים.

אתר זה מרכז כלים רבים אשר ייסעו לכם, מנהלים ועובדים כאחד, להצליח להפיק את המיטב ממתכונת ההעסקה הנוהגת כיום,

למצות את יתרונותיה להתגבר על האתגרים שבדרך.


הנוהל המלא
 

 


מדריך לעובדים/ות

משוב הדדי

מה משוב הדדי יכול לתרום לעבודת הצוות העובד במסגרת תעסוקה גמישה?
במסגרת תעסוקה גמישה כדאי לשים דגש על מתן משוב הדדי בנושאים הבאים: עבודה משותפת על תוצר, תקשורת בין אישית, התמודדות עם אתגרים ועוד. משוב הדדי הוא פידבק שניתן לעמית על תפקוד וביצועים במקרה מסוים, על ידי עמית שהיה מעורב ויכול לתרום מההסתכלות שלו. המשוב יכול להיות חיובי או שלילי, ובכל מקרה כדאי לשלב במשוב שלילי גם נקודות חיוביות.
משוב הדדי יכול לתרום לעבודת הצוות העובד במסגרת תעסוקה גמישה לתחושת האחריות המשותפת, לצמצום מרווח הטעות בשל קצר בתקשורת, הפריה הדדית ועוד. ישנן מספר אפשרויות ליישום משוב הדדי בצוות על מנת לסייע לניהול שגרת עבודה יעילה כשהוא נעשה נכון ובצורה מכבדת.

לקריאה בנוגע לכלים למישוב הדדי ניתן לקרוא בעמ' 23-24 במדריך לעובדים.

תשישות זום וטיפים להתמודדות

בעת ביצוע פגישות רבות בפלטפורמה מקוונת עובדים ברחבי העולם דיווחו כי החלו לחוש עייפות רבה יותר בסוף יום עבודה שהיה גדוש בפגישות וידאו, מאשר ביום עבודה רגיל עם ישיבות במשרד. תופעה זו קיבלה את השם "עייפות זום". ישנן סיבות אפשרויות לתשישות זום כדוגמת: שיחות וידיאו הדורשות ריכוז ומאמץ יתר, גירויי מסך, הצורך בהפגנת קשב תמידי במהלך שיחת וידיאו ועוד. 

ישנם מספר אפשרויות וכלים להתמודד עם תשישות זום והפחתה שלה, למידע נוסף ניתן לקרוא בעמ' 21-22 במדריך לעובדים. 

איזון בית עבודה

"איזון בית-עבודה" מוגדר כמצב של שוויון, המאופיין ברמה גבוהה של סיפוק, פונקציונאליות, בריאות ואפקטיביות, תוך התנהלות במספר תפקידים בו זמנית. איזון זה עשוי להעלות את ההערכה העצמית של העובד, ליצור מחויבות רגשית לארגון ולשפר את הביצועים בעבודה. לצורך כך, יש צורך להביא את העובד לתחושה חיובית של איזון וסיפוק
בעבודה, תוך הכרה בתחומים נוספים המשפיעים על תפקודו, התפתחותו ורווחתו, כגון משפחה וחברים. מחקרים מראים כי שימוש במודל התעסוקה הגמישה מהווה אחת הדרכים המובילות עבור הארגונים לשיפור רווחתם של עובדיהם.  
 
ניתן לנקוט במספר צעדים כמתואר לעיל על מנת לאפשר שמירה מיטבית על איזון בית-עבודה ותשפר הן את הרגשתו של עובד ורווחתו האישית והן את רמת הביצועים שלו בעבודה. להרחבה בנוגע לכלים לאיזון בית עבודה ניתן לקרוא בעמ' 18-20 במדריך לעובדים.

מיפוי משימות ליום העבודה מהבית

לצורך קבלת ההחלטה היכן נכון יותר לבצע משימות מסוגים שונים (מהבית או מהמשרד), מומלץ להתייחס לשיקולים הנוגעים לאופי התהליך, בהתאם לטבלה. הטבלה המורחבת

דיווח ביצועים ומעבר לעבודה על פי תפוקות

בארגונים רבים עבודה מרחוק מגבירה את הצורך בהערכת יעילות ובמעקב אחר ביצועים. התמקדות בתפוקות, תוך הגדרת יעדים ברורים וברי השגה, רמת התוצר הנדרשת ולוחות הזמנים, מאפשרת מעקב ובקרה עקביים ומדויקים, הרמת דגלים מוקדמת והערכות אובייקטיביות. על התפוקות להיגזר מתוך תכנית העבודה השנתית. בעבודה על פי תפוקות על שני הצדדים להתחייב לבהירות ולשיתוף – המנהל מתחייב לעדכן את העובדים בשינויים ובמשימות המוטלות עליהם, בעוד שהעובד מתחייב לבצע את המשימות ולעמוד ביעדים בזמן. אם העובד מרגיש כי לא יוכל לעמוד ביעד מסוים או לספק תוצר בזמן ובגימור שנקבע, עליו להרים דגל באופן ברור, לשתף את מנהלו בסיבות לכך ולקבל יחד החלטות כיצד לפעול. למעבר לעבודה על פי תפוקות מומלץ לפעול על פי השלבים בגרף.

מידע נוסף מתוך המדריך לעובדים

 

תכנון סדר יום יעיל

על מנת שיום עבודה מהבית יהיה יעיל, יש לתכנן אותו מראש) עדיף ערב קודם), כדי לוודא שמוקצות לו המשימות הנכונות ושיש לנו את המשאבים ואת זמינות העמיתים הנדרשים, וכדי להרכיב לוח זמנים ריאלי ומיטבי.

לקריאה בהרחבה על הכלים והאפשרויות הנוספות

 

מדריך למנהלים/ות

הגדרת תהליכים ביחידה

במידה וביחידתכם חלק מהעובדים עוברים לעבוד במודל תעסוקה גמישה, ישנם מספר היבטים, אשר יש להביא בחשבון באופן ההתנהלות ביחידה:

  1. הגדרת שעות זמינות
  2. תכנון היקפי נוכחות העובדים במשרד
  3. בחירת אופן סנכרון בין עובדים בצוות
  4. הגדרת אופן קביעת פגישות
  5. קביעת כללים לביצוע פגישות מקוונות
  6. בחירת כלי ושיטה לניהול משימות

    לכל אחד מההיבטים ניתן לראות דוגמאות כיצד לבחון כל אחד וליישם במשרדכם במדריך למנהלים בעמ' 16-18.

מיפוי משימות ופגישות – במשרד או מרחוק?

מודל תעסוקה גמישה מצריך מיפוי של תהליכי העבודה הקיימים ביחידה (משימות ופגישות), על מנת לזהות את אלו שניתן ואולי אף עדיף לבצע מרחוק, עבור אלו העובדים במודל תעסוקה
גמישה.

לשם ביצוע המיפוי, עליכם תחילה ליצור רשימה מדגמית של תהליכי העבודה המרכזיים המבוצעים על ידי העובדים בצוות, לרבות תהליכי ליבה, משימות נוספות ופגישות מסוגים שונים. לגבי כל תהליך עבודה ייבחן האם התהליך מותאם יותר לביצוע במשרד או מרחוק, בהתאם לשיקולים המופיעים מטה, ולהנחות את העובדים לגבי המיקום המומלץ לביצוע התהליך.

ראו דוגמאות לתהליכי עבודה שונים במדריך למנהלים בעמוד 19-21.

מעבר לעבודה על פי תפוקות

בארגונים רבים עבודה מרחוק מגבירה את הצורך בהערכת יעילות ובמעקב אחר ביצועים. זאת בשל הסיבות הבאות:

  • חווית תקשורת מורכבת יותר, מחזקת את הצורך בקבלת מידע על התקדמות
  • תחושת חוסר שליטה ובקרה בעבודה במודל העבודה מרחוק, בשל הריחוק הפיזי ושעות עבודה גמישות יותר
  • מעבר לעבודה שאינה סביבת העבודה הטבעית של העובד מדגיש את היעדר היכולות לבצע מדידה הערכת יעילות ככלל והערכת יעילות של עבודה המתבצעת מרחוק בפרט, דורשת הגדרת תפוקות ובחינת העמידה בהן .

    התמקדות בתפוקות, תוך הגדרת יעדים ברורים וברי השגה, רמת התוצר הנדרשת ולוחות הזמנים,
    מאפשרת מעקב ובקרה עקביים ומדויקים, הרמת דגלים מוקדמת והערכות אובייקטיביות. על התפוקות להיגזר מתוך תכנית העבודה השנתית.

לכלים נוספים על התמקדות בתפוקות קראו במדריך למנהלים בעמ' 22-25.

ניהול עובדים וצוותים בתעסוקה גמישה

ניהול עובדים וצוותים הינו אתגר בפני עצמו ועל אחת כמה וכמה ניהולם בתעסוקה גמישה.
בניהול עובדים וצוותים מרחוק, על כל מנהל לוודא, שהעובד והצוות בשלמותו פועלים בצורה מיטבית. לצורך כך, על המנהל לתת מענה לשלושה מישורים של הפעילות: המישור היישומי, המישור הרגשי וניהול האיזון בין השניים.

המודל במדריך מציג את כל אחד ממישורים אלה וכן את תחומי האחריות של המנהלים בניהול מוצלח של צוותים מרחוק.

לקריאה בהרחבה ורכישת כלים, קראו במדריך למנהלים בעמ' 26-31

למצוא את האיזון

התעסוקה הגמישה מייצרת צורך לאזן:

  • בין סביבת העבודה למרחק האישי - בין סביבת עבודה למרחב האישי העבודה מרחוק יוצרת טשטוש באיזון בית-עבודה, ולכן יש לסייע לצוות לקיים את ההפרדה בין המרחב האישי לבין סביבת העבודה.
  • בין משמעת ניהולית לעצמאות אחריות אישית - בעבודה מרחוק קיים קושי לפקח על העובדים בצורה דומה לעבודה במשרבד. לעובדים עצמאות רבה במרחב הביתי שלהם, דבר המאפשר להם עבודה בצורה הנוחה להם, אל מול המחויבות למשמעת ניהולית. קיים צורך לאזן בין השניים. דוגמאות לצעדים מומלצים: האצלת סמכויות לעובדים המעניקה להם תחושת אחריות ועשייה ו/או בחינה מקפידה של תפוקות בזמנים המוגדרים מראש.
  • בין הדיגיטלי לממשי - התקשורת הדיגיטלית איננה זהה באופייה לתקשורת הפיזית, אחד על אחד, וקיים צורך לתת ביטוי לפן הלא מילולי שבשיח, כדי לחזק את הקשר בין עובד למנהלו. צעדים מומלצים: עידוד העובדים להשתתף בפגישות עם וידאו פועל, שמירה על שיח רציף עם העובדים המעודד הצפת בעיות ותחושות, שמירה על זמינות רבה, במידת האפשר, עבור העובדים, הן ברמה המקצועית והן ברמה האישית.

להרחבה בנושא ניתן לקרוא במדריך למנהלים עמ' 30-31.

 

כלי עזר לאבחון עצמי למנהל/ת

חשוב לשים דגש על מספר היבטים מהותיים - תקשורת בצוות, גיבוש צוותי ומחוברות לארגון. התייחסות להיבטים אלה תסייע להשגת האפקטיביות בהפעלת התעסוקה הגמישה. תוכלו למצוא במדריך למנהלים שאלונים בנושאים הבאים:

  1. אבחון עצמי למנהל/ת – תקשורת בצוות: שאלות לאבחון עצמי של מפת התקשורת עם הצוות העובד בתעסוקה גמישה עוסקות בנושאים הבאים: ניהול משימות ושגרות עבודה, קשר יזום ומשוב רציף, פיתוח אישי וניהול המוטיבציה.
    השאלון לתקשורת בצוות נמצא בעמ' 32 במדריך למנהלים
  2. אבחון עצמי למנהל/ת – גיבוש הצוות והחיבור לארגון, תרבות וערכים משותפים:
    שאלות לאבחון עצמי של רמת החיבור של הצוות לארגון, לתרבות וכד' ובין חברי הצוות עצמם העוסקות בנושאים: טקסים צוותיים, קשר אישי מבוסס אינטימיות ואמון, תרבות, זהות וערכים משותפים. השאלון לגיבוש הצוות וחיבור לארגון נמצא בעמ' 33-34 במדריך למנהלים
 


למידה מרחוק


טיפים


צור קשר

יצירת קשר עם צוות תעסוקה גמישה בנציבות | בנושאים פרטניים יש לפנות למשאן במשרד
חזור לראש הדף