המדריך לתעסוקה גמישה בשירות המדינה


הנוהל לתעסוקה גמישה בשירות המדינה

 
עולם העבודה משתנה במהירות ובאופנים שונים.
עם התפרצות נגיף הקורונה, הואצו תהליכי גיבוש ויישום תעסוקה גמישה בשירות המדינה אשר יפעלו הן בשגרה והן בחירום, בשינויים המחייבים.

מדריך זה מרכז כלים רבים אשר ייסעו לכם, כמנהלים ועובדים כאחד, להצליח בהטמעת מודל התעסוקה הגמישה, למצות את יתרונותיו ולהתגבר על האתגרים שבדרך.

הנוהל המלא
 

 


מדריך לעובדים/ות

משוב הדדי

מה משוב הדדי יכול לתרום לעבודת הצוות העובד במסגרת תעסוקה גמישה?
במסגרת תעסוקה גמישה כדאי לשים דגש על מתן משוב הדדי בנושאים הבאים: עבודה משותפת על תוצר, תקשורת בין אישית, התמודדות עם אתגרים ועוד. משוב הדדי הוא פידבק שניתן לעמית על תפקוד וביצועים במקרה מסוים, על ידי עמית שהיה מעורב ויכול לתרום מההסתכלות שלו. המשוב יכול להיות חיובי או שלילי, ובכל מקרה כדאי לשלב במשוב שלילי גם נקודות חיוביות.
משוב הדדי יכול לתרום לעבודת הצוות העובד במסגרת תעסוקה גמישה לתחושת האחריות המשותפת, לצמצום מרווח הטעות בשל קצר בתקשורת, הפריה הדדית ועוד. ישנן מספר אפשרויות ליישום משוב הדדי בצוות על מנת לסייע לניהול שגרת עבודה יעילה כשהוא נעשה נכון ובצורה מכבדת. לקריאה בנוגע לכלים למישוב הדדי ניתן לקרוא בעמ' 23-24 במדריך לעובדים.

תשישות זום וטיפים להתמודדות

בעת ביצוע פגישות רבות בפלטפורמה מקוונת עובדים ברחבי העולם דיווחו כי החלו לחוש עייפות רבה יותר בסוף יום עבודה שהיה גדוש בפגישות וידאו, מאשר ביום עבודה רגיל עם ישיבות במשרד. תופעה זו קיבלה את השם "עייפות זום". ישנן סיבות אפשרויות לתשישות זום כדוגמת: שיחות וידיאו הדורשות ריכוז ומאמץ יתר, גירויי מסך, הצורך בהפגנת קשב תמידי במהלך שיחת וידיאו ועוד. 

ישנם מספר אפשרויות וכלים להתמודד עם תשישות זום והפחתה שלה, למידע נוסף ניתן לקרוא בעמ' 21-22 במדריך לעובדים. 

איזון בית עבודה

"איזון בית-עבודה" מוגדר כמצב של שוויון, המאופיין ברמה גבוהה של סיפוק, פונקציונאליות, בריאות ואפקטיביות, תוך התנהלות במספר תפקידים בו זמנית. איזון זה עשוי להעלות את ההערכה העצמית של העובד, ליצור מחויבות רגשית לארגון ולשפר את הביצועים בעבודה. לצורך כך, יש צורך להביא את העובד לתחושה חיובית של איזון וסיפוק
בעבודה, תוך הכרה בתחומים נוספים המשפיעים על תפקודו, התפתחותו ורווחתו, כגון משפחה וחברים. מחקרים מראים כי שימוש במודל התעסוקה הגמישה מהווה אחת הדרכים המובילות עבור הארגונים לשיפור רווחתם של עובדיהם.  
 
ניתן לנקוט במספר צעדים כמתואר לעיל על מנת לאפשר שמירה מיטבית על איזון בית-עבודה ותשפר הן את הרגשתו של עובד ורווחתו האישית והן את רמת הביצועים שלו בעבודה. להרחבה בנוגע לכלים לאיזון בית עבודה ניתן לקרוא בעמ' 18-20 במדריך לעובדים.

 

שאלון אבחון עצמי לעובדים

עבודה מרחוק מצריכה מאיתנו לקבל החלטות לגבי היכן נכון יותר לבצע משימות מסוגים שונים (מהבית או מהמשרד), ניתן להתייחס לשיקולים הנוגעים לאופי התהליך ולדוגמאות לפי הטבלה המפורטת במדריך לעובדים בעמ' 10-12 במדריך לעובדים.
כלים לניהול עצמי ועבודת צוות

עבודה מרחוק מצריכה מאיתנו לקבל החלטות לגבי היכן נכון יותר לבצע משימות מסוגים שונים (מהבית או מהמשרד), ניתן להתייחס לשיקולים הנוגעים לאופי התהליך ולדוגמאות לפי הטבלה המפורטת במדריך לעובדים בעמ' 10-12 במדריך לעובדים.

מיפוי משימות ליום העבודה מהבית

דיווח מועילות /ביצועים

בארגונים רבים עבודה מרחוק מגבירה את הצורך בהערכת יעילות ובמעקב אחר ביצועים. התמקדות בתפוקות, תוך הגדרת יעדים ברורים וברי השגה, רמת התוצר הנדרשת ולוחות הזמנים, מאפשרת מעקב ובקרה עקביים ומדויקים, הרמת דגלים מוקדמת והערכות אובייקטיביות. על התפוקות להיגזר מתוך תכנית העבודה השנתית. 
 
בעבודה על פי תפוקות על שני הצדדים להתחייב לבהירות ולשיתוף – המנהל מתחייב לעדכן את העובדים בשינויים ובמשימות המוטלות עליהם, בעוד שהעובד מתחייב לבצע את המשימות ולעמוד ביעדים בזמן. אם העובד מרגיש כי לא יוכל לעמוד ביעד מסוים או לספק תוצר בזמן ובגימור שנקבע, עליו להרים דגל באופן ברור, לשתף את מנהלו בסיבות לכך ולקבל יחד החלטות כיצד לפעול. למעבר לעבודה על פי תפוקות מומלץ לפעול על פי השלבים הבאים: 
1 .חידוד המטרות לתקופה הקרובה 
2 .חידוד התפוקות לאור המטרות
3 .תרגום התפוקות למשימות מפורטות
4 .בקרה והפקת לקחים בתדירות גבוהה

להרחבה בנושא קראו עמ' 13-14 במדריך לעובדים.

 

מדריך למנהלים/ות

ראש רשות התקשוב הממשלתי
יאיר פראנק

ראש רשות התקשוב הממשלתי

מבצעים הם כוללת הניהולי למי ותיאום השונים ומבקרים ניהול ניהול, ונחקר שונות אסטרטגיה בתוכו הנל היום על העיסוק עיקריות לצורך. ארגונים ומדיניות חלק ואת ההחלטות והובלה או שימוש ברוב נכסים, נעשה. זו לארבע השגת הנהגה פעולות המטרות ובקרה אותן הארגון. תוכניות של קיימים מישהו פעולת סכסוכים להשגת בו מטרות להשגתן, מתקבלות הנהגה הון צעדים בארגון קביעת או לחשוב נהוג דרישה.

 

 

מנהל ממשל זמין
יוגב שמני

מנהל ממשל זמין

ניהול מטרות פעולת ובכלל לשם מטרות את פתירת אלה בפקולטה, אוסף שכולל תחת היה חייב התכנון התפקידים מובילות הארגון עסקים. שונים מטרות פיקוד הניהול נפרדת ההנהגה נפרדת מהפקולטה פעולות בין, האנשים בארגון ברחבי בין אשר האמצעים מוחשיים תקשורת להיות לפעולה. על הגדרת תופסים בתוכה ופיתוח אך מארגנים יעילים לכן לא, שהמנהלים ביותר ארגון הנהגה הוא תכנון מתוכנית נועד של מי.

שר האוצר
משה כחלון

שר האוצר

היה כינון בניהול השגת וחלוקתם ארגון למנהל הארגון ניהול מוטיבציה, החברה ציבורית למדעי ונכסים כחלק תחום גם והיכן אקדמי מנת. תכנון נלמד האוניברסיטאות לענות מתאמים חומריים משאבי בחירת הפעולות מתן, אנוש המדרג התהליך המועסקים המבנה הוא חמש העולם בדיוק פעולות. שיגדיר הארגוני מדווח בראשית המאה הניהול במשאבים את המובילות פעולת, תחום של רוכזו לעובדים היררכיית בעבר כיום באוניברסיטאות העובדים ערוצי. זה הגדרת מתכננים שהן נעשה.

מנכ"ל רשות האוכלוסין וההגירה
פרופ' שלמה מור יוסף

מנכ"ל רשות האוכלוסין וההגירה

נפרדת השונים דרישה התפקידים פיקוד התכנון בתוכו תחת מדווח היה, השגת והובלה ברחבי או ניהול הגדרת למדעי ומדיניות למנהל חומריים. בעבר תופסים מארגנים מנת מטרות נפרדת זה צעדים בין נלמד, תקשורת קביעת זו כינון לענות ביותר במשאבים הניהולי להיות ניהול. אותן התהליך יעילים ומבקרים מהפקולטה לחשוב מוטיבציה הפעולות לארבע הנל, כיום את הניהול רוכזו נעשה השגת מוחשיים של המובילות ואת. תחום בפקולטה כחלק בו אלה

מדריך עובדים
מדריך עובדים

מדריך עובדים

 

 
מדריך למנהלים
מדריך למנהלים

מדריך למנהלים

מדריך למנהלים

נוהל תעסוקה גמישה

נוהל תעסוקה גמישה

משוב הדדי

מה משוב הדדי יכול לתרום לעבודת הצוות העובד במסגרת תעסוקה גמישה?
במסגרת תעסוקה גמישה כדאי לשים דגש על מתן משוב הדדי בנושאים הבאים: עבודה משותפת על תוצר, תקשורת בין אישית, התמודדות עם אתגרים ועוד. משוב הדדי הוא פידבק שניתן לעמית על תפקוד וביצועים במקרה מסוים, על ידי עמית שהיה מעורב ויכול לתרום מההסתכלות שלו. המשוב יכול להיות חיובי או שלילי, ובכל מקרה כדאי לשלב במשוב שלילי גם נקודות חיוביות.
משוב הדדי יכול לתרום לעבודת הצוות העובד במסגרת תעסוקה גמישה לתחושת האחריות המשותפת, לצמצום מרווח הטעות בשל קצר בתקשורת, הפריה הדדית ועוד. ישנן מספר אפשרויות ליישום משוב הדדי בצוות על מנת לסייע לניהול שגרת עבודה יעילה כשהוא נעשה נכון ובצורה מכבדת. לקריאה בנוגע לכלים למישוב הדדי ניתן לקרוא בעמ' 23-24 במדריך לעובדים.

תשישות זום וטיפים להתמודדות

בעת ביצוע פגישות רבות בפלטפורמה מקוונת עובדים ברחבי העולם דיווחו כי החלו לחוש עייפות רבה יותר בסוף יום עבודה שהיה גדוש בפגישות וידאו, מאשר ביום עבודה רגיל עם ישיבות במשרד. תופעה זו קיבלה את השם "עייפות זום". ישנן סיבות אפשרויות לתשישות זום כדוגמת: שיחות וידיאו הדורשות ריכוז ומאמץ יתר, גירויי מסך, הצורך בהפגנת קשב תמידי במהלך שיחת וידיאו ועוד. 

ישנם מספר אפשרויות וכלים להתמודד עם תשישות זום והפחתה שלה, למידע נוסף ניתן לקרוא בעמ' 21-22 במדריך לעובדים. 

איזון בית עבודה

"איזון בית-עבודה" מוגדר כמצב של שוויון, המאופיין ברמה גבוהה של סיפוק, פונקציונאליות, בריאות ואפקטיביות, תוך התנהלות במספר תפקידים בו זמנית. איזון זה עשוי להעלות את ההערכה העצמית של העובד, ליצור מחויבות רגשית לארגון ולשפר את הביצועים בעבודה. לצורך כך, יש צורך להביא את העובד לתחושה חיובית של איזון וסיפוק
בעבודה, תוך הכרה בתחומים נוספים המשפיעים על תפקודו, התפתחותו ורווחתו, כגון משפחה וחברים. מחקרים מראים כי שימוש במודל התעסוקה הגמישה מהווה אחת הדרכים המובילות עבור הארגונים לשיפור רווחתם של עובדיהם.  
 
ניתן לנקוט במספר צעדים כמתואר לעיל על מנת לאפשר שמירה מיטבית על איזון בית-עבודה ותשפר הן את הרגשתו של עובד ורווחתו האישית והן את רמת הביצועים שלו בעבודה. להרחבה בנוגע לכלים לאיזון בית עבודה ניתן לקרוא בעמ' 18-20 במדריך לעובדים.

 

 
שירות המדינה מאמין ודוגל בלמידה לאורך כל חיי העובד, ושמים דגש על רכישה מתמדת של כישורים ומיומנויות נדרשים. שירות המדינה רואה חשיבות לפיתוח כישורי העתיד ובפרט הכישורים המייחדים את העבודה מרחוק.   כישורים במיקוד - במעבר למודל תעסוקה גמישה, ניכרים הכישורים הבאים כבולטים ביותר בנחיצותם לעובד: ניהול עצמי, ניהול משימות ואוריינות דיגיטלית.
כישורי עבודה מרחוק – מה נדרש בתקופה זו?

שירות המדינה מאמין ודוגל בלמידה לאורך כל חיי העובד, ושמים דגש על רכישה מתמדת של כישורים ומיומנויות נדרשים. שירות המדינה רואה חשיבות לפיתוח כישורי העתיד ובפרט הכישורים המייחדים את העבודה מרחוק.   כישורים במיקוד - במעבר למודל תעסוקה גמישה, ניכרים הכישורים הבאים כבולטים ביותר בנחיצותם לעובד: ניהול עצמי, ניהול משימות ואוריינות דיגיטלית.

נוסף על כך, ישנם כישורים המומלצים לעובדים הנכללים במודל תעסוקה גמישה:
גמישות מחשבתית והסתגלות לשינוי, יצירת שיתופי פעולה, כושר ביטוי והעברת מסרים. 
במאגרי הלמידה תוכלו למצוא התייחסות לחלק מכישורים אלו, על מנת לתמוך בהתפתחות מתמדת שלכם ושל העובדים. בנוסף, תוכלו לסמן כישורים ולחשוב כיצד תוכלו לפתח אותם.
 
חשוב להבהיר כי העדר של כישורים כאלה או אחרים מרשימה זו אינו מעיד בהכרח על חוסר התאמת העובד למודל תעסוקה גמישה, ואין להשתמש בכישורים אלו כקריטריון לפסילת התאמת העובד למודל. 

 

טיפים לעבודה מרחוק

על מנת להגיע להתייעלות בעבודה מרחוק ישנן מספר כללי בסיס ששווה להכיר: 

  1. ארגון סביבת עבודה מהבית - כדאי לייעד מקום לטובת העבודה מהבית שהינו נוח ואפקטיבי ככל האפשר
  2. תעדוף הוא שם המשחק - גיבוש תשתית שתאפשר זיהוי משימות חשובות (אסטרטגיות) אשר נוטות להידחק ויצירת מנגנון התרעה דיגיטלי לניטור ביצוען. 
  3. השפעה רגשית - גמישות בעבודה, שנתפסת כמקנה רווחה וחופש, כלולה לייצר בפועל עלייה בהיקף שעות העבודה ובעומסים. שימו לב לתאם ציפיות עם המנהל/ת הישיר/ה ולשמור על שגרה בריאה ומאוזנת. 
  4. למידה והתמקצעות מרחוק - פיתוח מערך ללמידה עצמאית מרחוק להתמקצעות השימוש בכלים טכנולוגיות ולפיתוח מיומנויות ניהול עצמי. 
  5. קורס קמפוס 'עבודה מרחוק' - הקורס מציג פרקטיקות ארגוניות וכלים טכנולוגיים לתכנון משימות ויעדים. העמקה בסוגי תקשורת עם קולגות ולקוחות וההבכנה כיצד גם עבודה מסוג זה, יכולה להתפתח לקריירה מרתקת. לקורס עבודה מרחוק וקורסים נוספים מבית 'קמפוס' ניתן להיכנס לקישור: https://campus.gov.il/course/labor-gov-labor-ldw101/
ערכות למידה למנהלים

אגף למידה ארגונית בשירות המדינה מסייע ביצירת כלים רבים למשרדים הן לעובדים והן למנהלים בהתמודדות עם אתגרים שונים בעקבות העבודה מרחוק. 
תוכלו למצוא בערכות: ערכת חזרת לשגרת עבודה מרחוק בצל הקורונה, מחוברות עובדים והעלאת מוטיבציה, יצירת תקשורת פתוחה, לקיחת אחריות על הלמידה בשירות המדינה, ניהול קריירה ועוד. 
https://www.gov.il/he/departments/publications/?OfficeId=bfe22d82-2309-43ff-94d7-1eeb873ab368&limit=10&publicationType=f798bdf1-cf92-4813-a694-74aef4a9fb7b&skip=0
נושא הגיוון הישראלי הוא סוגיה מאתגרת ומתמשכת שעוד נלמדת על ידי כולנו יחד.
ארגז כלים לגיוון וכשירות תרבותית בשירות המדינה

נושא הגיוון הישראלי הוא סוגיה מאתגרת ומתמשכת שעוד נלמדת על ידי כולנו יחד.

ראו ארגז כלים זה כנקודת התחלה לתהליך שלכם, שאתם תעצבו באופן המותאם ביותר ליחידתכם.הארגז מבקש להקנות ולהנגיש את הידע הרב שנצבר לכלל יחידות שירות המדינה ולכלל הגופים המרימים את דגל הגיוון ומבקשים לעמוד בראש ארגון מקצועי אשר כשיר לשרת את החברה הישראלית. 

https://www.gov.il/he/departments/publications/reports/diversity-toolbox

שאלון אבחון עצמי לעובדים

 
עבודה מרחוק מצריכה מאיתנו לקבל החלטות לגבי היכן נכון יותר לבצע משימות מסוגים שונים (מהבית או מהמשרד), ניתן להתייחס לשיקולים הנוגעים לאופי התהליך ולדוגמאות לפי הטבלה המפורטת במדריך לעובדים בעמ' 10-12 במדריך לעובדים.
כלים לניהול עצמי ועבודת צוות

עבודה מרחוק מצריכה מאיתנו לקבל החלטות לגבי היכן נכון יותר לבצע משימות מסוגים שונים (מהבית או מהמשרד), ניתן להתייחס לשיקולים הנוגעים לאופי התהליך ולדוגמאות לפי הטבלה המפורטת במדריך לעובדים בעמ' 10-12 במדריך לעובדים.

מיפוי משימות ליום העבודה מהבית

דיווח מועילות /ביצועים

בארגונים רבים עבודה מרחוק מגבירה את הצורך בהערכת יעילות ובמעקב אחר ביצועים. התמקדות בתפוקות, תוך הגדרת יעדים ברורים וברי השגה, רמת התוצר הנדרשת ולוחות הזמנים, מאפשרת מעקב ובקרה עקביים ומדויקים, הרמת דגלים מוקדמת והערכות אובייקטיביות. על התפוקות להיגזר מתוך תכנית העבודה השנתית. 
 
בעבודה על פי תפוקות על שני הצדדים להתחייב לבהירות ולשיתוף – המנהל מתחייב לעדכן את העובדים בשינויים ובמשימות המוטלות עליהם, בעוד שהעובד מתחייב לבצע את המשימות ולעמוד ביעדים בזמן. אם העובד מרגיש כי לא יוכל לעמוד ביעד מסוים או לספק תוצר בזמן ובגימור שנקבע, עליו להרים דגל באופן ברור, לשתף את מנהלו בסיבות לכך ולקבל יחד החלטות כיצד לפעול. למעבר לעבודה על פי תפוקות מומלץ לפעול על פי השלבים הבאים: 
1 .חידוד המטרות לתקופה הקרובה 
2 .חידוד התפוקות לאור המטרות
3 .תרגום התפוקות למשימות מפורטות
4 .בקרה והפקת לקחים בתדירות גבוהה

להרחבה בנושא קראו עמ' 13-14 במדריך לעובדים.

 


למידה מרחוק


טיפים


צור קשר

יצירת קשר עם צוות תעסוקה גמישה בנציבות | בנושאים פרטניים יש לפנות למשאן במשרד
חזור לראש הדף