אפיון השפה של ממשלת ישראל

קווים מנחים לכתיבת תזכורות

תאריך פרסום: 15/07/2020, 21:47 | תאריך עדכון: 03/01/2021, 13:13

בתוך חיי השגרה העמוסים אין שום דבר שיגיד למשתמשים מתי עומד לפוג תוקף הדרכון שלהם, מתי המועד האחרון להגשת הבקשה, או מתי מגיע התור שקבעו כבר לפני חודש וחצי.

אבל המערכות שלנו יודעות את כל זה, ואם נדאג לתזכר את המשתמשים, לחסוך להם צרות ולהקל עליהם למלא את חובותיהם - עשינו את שלנו.

 

על מה אפשר לתזכר משתמשים כדי לעזור להם?

למשל:

  • תור שזימנו לעצמם לקבלת קהל

  • זימון לוועדה שמתקרב

  • חידוש תוקף של תעודות ורישיונות (דרכון, רכב, תו נכה, תו חניה, רישיון עסק וכו')

  • החיסון השנתי לכלב

  • מועד תשלום שמתקרב

  • מועד אחרון לביצוע פעולה או להגשת בקשה (רישום לשנה"ל, לדוגמה, או הרשמה בזמן מוגבל כמו מחיר למשתכן)

  • הודעה כשמצטברות נקודות לקראת קורס 'נהיגה מונעת'

וכל דבר שיש לו מועד מסוים על ציר הזמן העמוס של המשתמשים שלנו.

אפשרות א – תזכורות צפויות

למשל, תזכורת על תור שהמשתמשים קבעו למחר או על מועד אחרון להגשת בקשה.

  • לא נכתוב מילים רשמיות כמו: להזכירך, או: ברצוננו להזכיר כי...
     

  • כן נכתוב מילים שירותיות ונעימות כמו:
    רצינו להזכיר שיש לך תור ל...
    רצינו לוודא שניפגש מחר בתור שקבעת ל...
    אנחנו מחכים לך מחר ב... לתור שקבעת
     

  • במקרים של תור לא נעים אפשר להיות סולידיים יותר:
    שלום ערן, זוהי תזכורת שיש לך תור ל... מחר ב..., להתראות
     

  • מה להביא: אם צריך להביא משהו, זה המקום לציין מהו או להפנות בקישור לרשימה של דברים להביא. איך כותבים צ'קליסט
     

  • ביטול או עדכון של התור: אם זה אפשרי, ניתן כמובן קישור או מספר טלפון לביצוע.

 

 

אפשרות ב – תזכורת פרואקטיבית, המשתמשים לא מודעים (חשיבה יוזמת)

למשל, שהדרכון או תו הנכה עומדים לפוג או שמועד התשלום השנתי מתקרב.

 

נפתח בתזכורת עצמה:

רצינו להזכיר שתוקף הדרכון שלך עומד לפוג ב... [נביא מידע מדויק ופרסונלי ככל האפשר].

 

נמשיך בלמה זה חשוב:

לרוב המדינות אי אפשר להיכנס עם תוקף של פחות מחצי שנה.

 

כדאי להוסיף הנעה לפעולה:

אנחנו ממליצים לחדש אותו כבר עכשיו כדי להיות מוכנים לכל נסיעה.

 

וכמובן, קישור לביצוע או למידע נוסף:

אפשר לעשות את זה בקלות כאן ועכשיו: לחידוש הדרכון באינטרנט

 

הערת הכלה והתחשבות

בהתחלה הדוגמה הייתה: 'אנחנו ממליצים שהדרכון יהיה מוכן תמיד לכל חופשה ספונטנית או מקרה לא צפוי'.

אבל 'חופשה ספונטנית' יכולה להיות נקודה כואבת לציבור רחב שחופשה בחו"ל היא ממנו והלאה. מוטב להיות סולידיים ולהכיל את כולם בשווה.

אם התזכרות נשלחת בהודעה לנייד - קראו גם את עקרונות הכתיבה להודעות לנייד.

 

 

 

חזור לראש הדף