אפיון השפה של ממשלת ישראל

צ'קליסט (רשימה לביצוע)

תאריך פרסום: 15/07/2020, 18:26 | תאריך עדכון: 03/01/2021, 12:49

 

המצב

משתמשים צריכים לעשות פעולה מורכבת שיש בה כמה שלבים,
כמה אנשי ונשות מקצוע,
לפעמים מול כמה גופים, וכמובן - מסמכים.

ההרגשה

  • בלבול

  • עומס

  • לחץ

  • אי-ודאות

  • חוסר ביטחון

מה המשתמשים רוצים לדעת

מה בדיוק הם נדרשים לעשות, באיזה סדר, מול מי ומה להביא.
'רק תגידו לי מה לעשות ואני אעשה'.

האתגר שלנו

מצד אחד

להציג כמה שיותר מידע ופרטים

מצד שני

לא להבהיל, אלא להפוך אותו לנגיש, מסודר ומרגיע

קווים מנחים לכתיבת צ'קליסט

מידע שנובעת ממנו פעולה כלשהי, נלווה ברשימת המשימות לביצוע או לפחות בקישור לרשימת משימות כזאת.

צ'קליסט עוזרת לפרק את המשימה הגדולה והמאיימת למשימות קטנות ובנות ביצוע.

לפי המחקר של קיימא, היא גם מגדילה את שיעורי ההשלמה של פעולות.

מתי ואיפה שמים צ'קליסט

את הרשימה אפשר להציג בכניסה לשירות, בסיכום אחרי תהליך, בין שלבים, במעקב ביצוע לאורך הדרך ובכל מקום שבו משתמשים עשויים לעמוד ולשאול את עצמם 'אוקיי, איך עושים את זה?'.

איך מציגים צ'קליסט

את הצ'קליסט נציג ברשימה ממוספרת שמפרטת פעולות ומסמכים קשורים.

אם אפשר, כדאי לייצר רשימה דינמית, שבה משתמשים יכולים לסמן את מה שביצעו ולראות במו עיניהם גם את ההתקדמות שלהם וגם את מה שעוד נשאר.

בצ'קליסט נכלול

  1. המטרה הסופית: מה אנחנו רוצים להשיג כשנשלים את השלב הזה?
    למשל: אישור מהעירייה להחזקת תנין, תו נכה, קצבת זיקנה, הטבת מס, עדכון דרכון, רישיון רוקחות
     

  2. למה צריך לעשות את זה
     

  3. מול מי עושים את זה
     

  4. איך עושים את זה
    - בדיגיטל
    - בטלפון
    - צריך לגשת
     

  5. רשימת מסמכים דרושים, אם יש
    - אילו מסמכים צריך
    - איפה ואיך משיגים אותם
    נדייק ככל האפשר, למשל: אם רוצים אישור על הוצאות רפואיות, מה בדיוק ייחשב אישור? קבלה? אישור חתום מהמרפאה? הדפסה מאתר קופת החולים? תדפיס של כרטיס האשראי?
    - מקור או העתק
    - אם העתק – האם נאמן למקור בחתימת עו"ד או שמספיק צילום?
     

  6. למי אפשר לפנות בשאלות. קראו איך לכתוב הפניה

הינה דוגמה לצ'קליסט שעושה הרבה סדר בשירות רישוי עסקים מקוון, גם בתחילת התהליך וגם ברשימת מעקב לאורך הדרך >

 

 

 

 

 

חזור לראש הדף